Az építési beruházások szemléin bemutatandó anyagok

A Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Hivatalnál most zajlanak az ÁTK-ra benyújtott kifizetési kérelmek helyszíni ellenőrzései. Az itteni tapasztalatok vonatkoznak majd a többi építési beruházásra.

A szemle során jelenleg kért anyagok és felmerülő problémák:

1. Elsődleges, hogy a beruházáshoz kapcsolódó minden irat legyen a helyszínen, akkor is, ha előre valamit nem kértek, mert a szemle során sok új „ötlet” merülhet fel az ellenőrök részéről.
2. Kivitelezői szerződések és a megkötés dátuma (berendezések megrendelője is). Itt problémát okozhat, ha fellebbezés után új határozat lép érvénybe, de a szerződéseket az első és második jóváhagyó határozat kiadása közötti időben kötötték. Ezt fel kell tűntetni a megjegyzések rovatban.
3. Építőipari kivitelezés megkezdésének dátuma (építési napló) Ez előttről nem származhat semmilyen egyéb dokumentum (számla, szállítólevél)
4. Építőipari kivitelezés befejezésének dátuma (építési napló) Ez utánról nem származhat semmilyen egyéb dokumentum (számla, szállítólevél).
5. Szerződés és nyilvántartásba vételi dokumentum a műszaki vezetővel és ellenőrrel is.
6. Minden esetben legyen a helyszínen építési és felmérési napló, műszaki vezető és ellenőr aláírásával. (mindenhol MVH kódokkal, mennyiségekkel)
7. Legyen a helyszínen a beruházás külön könyvelési analitikája. (eszköznyilvántartók, kifizetések, stb.)
8. A számlákon feltétlenül szerepeljenek az előírt adatok („támogatás elszámolására benyújtásra került”, határozatszám, tételazonosító, VTSZ, regisztrációs szám)
9. Minden támogatási kóddal ellátott berendezésen legyen uniós matrica (legyen tartalék is a helyszínen!) a telep bejáratánál pedig az előírások szerinti tábla.
10. A számlákon szerepeljen a vevő és eladó összes adata hibátlanul. Hiba esetén a számla kiállítója a számlán áthúzza a hibás adatot, javítja, csillagozza, majd odaírja, hogy javítva + dátum, aláírás, bélyegző.
11. Mindig nézzük meg, hogy a számla összege megegyezik-e a számlaösszesítővel!
12. Minden számlához legyen beazonosítható kifizetési bizonylat (banki kivonaton legyen rajta a kiegyenlített számla száma is, vagy könyvvizsgálói nyilatkozat tételenként)
13. A technológiai berendezésekkel, gépekkel kapcsolatban azt ajánljuk, hogy még a szemle előtt nézzük, meg azonosítsuk be és keressük meg a rajta feltűntetett adatokat. Ezek főképpen a gyártási számok és gyártási idők, melyeknek dokumentumon, vagy gépen kell szerepelnie. Amennyiben ilyen nem található (pl. egy ketrecrendszer része), akkor azt kell beírni a jegyzőkönyv megjegyzés rovatába, hogy „technológiai berendezés részegysége, nincs önálló azonosító száma”.
14. Garanciális iratok legyenek a helyszínen minden berendezésre.
15. A terv és építési engedély (ha nem köteles, akkor arról építéshatósági igazolás), legyen a helyszínen. Ahhoz kapcsolódóan tűzállósági és érintésvédelmi dokumentumok. Célszerű előre bejelölni a terveken a nettó alapterületeket, mert azt kérdezik.
16. Telepi állatorvostól kell igazolás arról, hogy: a világítás, hőmérséklet, relatív páratartalom, gázkoncentráció és zajhatás nincsenek káros hatással az ott tartózkodó állatokra, valamint hogy fajuknak, fajtájuknak, koruknak, ivaruknak, élettani állapotuknak megfelelő alapterület került kialakításra.
17. Beépített tételek igazolása pl. szállítólevéllel. Építési munkák dokumentálása (mindenhol MVH kódokkal, mennyiségekkel). Ezekkel igazolható pl. a szigetelések elvégzése, vagy az égéskésleltető használata.
18. Amennyiben nincs közbeszerzés, akkor minden tételről két árajánlat kell.
19. Az ellenőrök hozzáállása alapvetően pozitív, az általuk kitöltendő dokumentumok azonban inkább csak bonyolultabbá váltak. Mi is olvassuk el a jegyzőkönyvet és kérjünk róla másolatot! Nézzük át az elkészült fényképeket és írassuk rá, hogy mit ábrázol.

Ügyfeleinknél ebben az időszakban a következő problémákat tapasztaltuk:

• A számlákhoz tartozó - kifizetést igazoló - banki kivonatokon a bank egyes esetekben hibás teljesített számlaszámot adott meg, ami ellenőrzéskor szankciót von maga után. Ezért javasoljuk, hogy a könyvelő minden esetben győződjön meg róla, hogy a kivonat a megfelelő számot tartalmazza.
• Beépített technológiai berendezések esetében (pl. helyszínen szerelt ketrecsorok) a szállító gyakran nem ad meg minden az ellenőrzéshez szükséges adatot és dokumentumot. Ilyenek pl.: gyártási időt igazoló dokumentum, garancialevél, megfelelőségi és minőségi bizonyítvány. Feltétlenül szerezzék be ezeket a szállítótól!
• Gépek, berendezések ellenőrzésekor sokszor okoz problémát, hogy nem látható rajta a gyártási szám és idő. Még ellenőrzés előtt célszerű ezeket megkeresni, esetleg megkérdezni a szállítót ezek helyéről.
• Építési beruházások esetén volt rá példa, hogy a generálkivitelező arra hivatkozva, hogy a szerződés átalánydíjas teljesítésre vonatkozik nem volt hajlandó felmérési naplót, kapcsolódó szállítóleveleket (pl. sóderről, szigetelőanyagokról, stb.), egyéb dokumentumokat (pl. tűzvédelmi minősítésről) a megrendelőnek kiadni. Ezek nélkül az MVH nem tudja elvégezni a helyszíni ellenőrzést, így feltétlenül ragaszkodjanak hozzájuk!

Jó tanács: ne fizessék ki a teljes vállalkozási díjat, amíg az összes ellenőrzéshez szükséges dokumentumot meg nem kapják a kivitelezőtől!

Székely Gyöngyvér